Seu endereço profissional com o nome da sua empresa no Gmail, sem G Suite
Você sabia que é possível usar o Gmail para enviar e receber mensagens com o domínio da sua empresa? Sim, isso mesmo. Você pode enviar e gerenciar suas mensagens de e-mail utilizando o sistema do Gmail e o seu endereço empresarial.
O Google oferece um serviço para empresas chamado G Suite do qual vamos deixar os detalhes para um outro artigo. Mas o que é preciso falar do G Suite agora, é que ele é pago. A mensalidade no momento em que este artigo está sendo escrito é de US $5,4 por usuário incluído na conta. O que torna o G Suite quase inacessível para profissionais liberais e até mesmo para algumas pequenas empresas.
A alternativa ao G Suite de que vamos tratar neste artigo é gratuita mas nem por isso significa que não haverá custos para a empresa ou profissional que resolver adotá-la. Para usá-la é necessário ter uma conta no Gmail, um domínio registrado e um serviço de e-mail com o seu domínio configurado.
Neste artigo falamos apenas de como habilitar uma conta do Gmail para interagir com o seu servidor de e-mail sem que seja necessário a contratação do G Suite. Para saber mais sobre e-mail profissionais e sobre domínios leia os artigos relacionados indicados mais abaixo. A leitura desses artigos é fundamental para a compreensão deste artigo.
Porque o Gmail
O Gmail é hoje o sistema de webmail mais confiável da atualidade e sua interface com o usuário é a mais intuitiva das existentes hoje, além de oferecer muitos recursos, por isso muitas pessoas preferem usar Gmail do que os webmail dos serviços de hospedagem dos seus sites.
Com o Gmail, ainda há a facilidade de se acessar o e-mail através do smartphone, facilitando muito as coisas.
Neste artigo vamos ver recursos que o Google disponibiliza em todas as contas, incluindo as gratuitas, que permite que seus usuários vinculem um endereço de e-mail profissional ou empresarial à sua conta do Gmail.
Considerações iniciais
Antes de continuar, é preciso deixar algumas coisas bem claras.
Não use a conta que a empresa onde você trabalha lhe cedeu. Principalmente se você trabalha em uma grande empresa. Geralmente estas contas são monitoradas por motivo de segurança e o acesso a elas deve ser feito pelos meios determinados pela empresa. Nestes casos, utilizar o procedimento descrito neste artigo pode causar problemas de segurança e de administração da conta, inclusive com perda de mensagens.
Como a intenção é usar o Gmail com sistema de e-mail da sua empresa, é aconselhável que você crie uma nova conta no Gmail apenas para este fim. Assim você evita misturar suas mensagens pessoais com as da empresa.
Como dito no início, a utilização desses recursos do Gmail, mesmo que gratuita, não significa que você não terá nenhum custo para colocá-lo em prática. Se você já tem um domínio registrado e um serviço de e-mail contratado, você não terá nenhum custo adicional. Mas se ainda não tem, vai precisar desembolsar um pouco mais de dinheiro por mês, mas pense que se trata de um investimento no seu negócio. Se comunicar com seus clientes usando um endereço de e-mail com o nome da sua empresa passa uma imagem mais profissional o que pode garantir mais negócios para a sua empresa.
Se você não tem intimidade com tecnologia, é aconselhável que você consulte um profissional que possa executar o serviço. A Concepção Web está à disposição para tirar suas dúvidas e executar o serviço por um custo bem acessível e com pagamento facilitado. É só entrar em contato com a gente.
Configurando o Gmail
A primeira coisa que você vai precisar, é de uma conta do Gmail, claro. Também serão necessários alguns dados técnicos do servidor de envio de mensagens (SMTP) da sua conta empresarial. Então antes de continuar, entre em contato como o profissional que dá suporte ao seu site ou com o suporte da sua hospedagem ou serviço de e-mail para conseguir estes dados.
No exemplo abaixo, os dados do servidor de envio de mensagens utilizado pela Concepção Web e de alguns dos nossos clientes.
| Servidor SMTP: | email-ssl.com.br |
| Porta: | 465 |
| Servidor POP: | email-ssl.com.br |
| Porta: | 110 |
Enviando com o Gmail
Logado na conta do Gmail, abra a tela de configurações clicando no ícone da engrenagem localizado no alto da lista de mensagens à direita e depois na opção Configurações.
No menu da tela de Configurações, selecione Contas e importação e localize a seção Enviar e-mail como. Você vai ver que o endereço da conta do Gmail já está incluída nesta seção.
Agora localize o link Adicionar outro endereço de e-mail e clique nele. Uma nova janela do navegador será aberta.
Nesta tela, informe o seu nome que será exibido nas mensagens enviadas e o endereço da conta de e-mail a ser utilizada para enviar as mensagens. Por exemplo, se você está utilizando a conta de e-mail da sua empresa contatos@empresa.com.br, este deve ser o endereço informado, desmarque a opção Tratar como alias e em seguida clique em Próxima etapa.
Na próxima tela serão solicitados os dados de acesso ao servidor de envio de e-mail (SMTP) do seu domínio, nome de usuário e senha da conta.
Para finalizar, clique em Adicionar conta. Se tudo estiver certo, uma mensagem será enviada para a conta de e-mail configurada com o código de confirmação. Basta copiar o código e incluí-lo na campo apropriado da próxima janela ou então clicar no link contido na mensagem. Realizado o processo de confirmação, a janela pode ser fechada.
Agora só falta um detalhe importante. Volte na janela do navegador com a tela de Configurações do Gmail e verifique se o seu endereço empresarial foi incluída na seção Enviar e-mail como e se ao lado aparece a frase não confirmado. Se isso ocorrer clique no link confirmar logo ao lado para reenviar o e-mail de confirmação.
Se tudo estiver correto e a conta confirmada, neste ponto você deverá decidir como irá enviar as mensagens pelo Gmail. Se vai utilizar como padrão a conta do Gmail e selecionar a conta empresarial manualmente quando for enviar uma mensagem, ou se vai usar a conta empresarial como padrão.
Se você resolver usar a conta empresarial como padrão, clique no link usar como padrão localizado ao lado do endereço. Com isso, a sua conta empresarial será utilizada como padrão para o envio de mensagens mas ser for necessário, você pode selecionar a conta do Gmail manualmente quando estiver redigindo uma nova mensagem.
Recebendo com Gmail
Agora você já pode usar o Gmail para enviar mensagens utilizando a sua conta empresarial como remetente. Mas ainda falta fazer mais uma coisa.
Não adianta você poder usar o sistema do Gmail para enviar mensagens e não podere ler. Então agora vamos configurar o Gmail para receber as mensagens enviadas para o endereço da sua conta de e-mail empresarial.
Mais uma vez, vamos acessar a tela de Configurações do Gmail como já fizemos mais acima e no menu das configurações, acesse Contas e importações. Localize a seção Verificar o e-mail de outras contas e clique no link Adicionar uma conta de e-mail.
Mais uma vez, uma nova janela do navegador será aberta solicitando o endereço da conta a ser adicionada. Informe o mesmo endereço utilizado para enviar as mensagens. O mesmo configurado acima.
Na próxima tela, se for informado que o Gmailify não está disponível para este provedor, selecione a opção de importação da mensagens através do POP3 e clique em Próxima.
Na próxima tela serão solicitados os dados do servidor de recebimento de e-mail e os dados do usuário da conta de origem, assim como fizemos para o servidor SMTP. Então informa o nome do usuário e senha da conta e para o servidor POP, informe os dados fornecidos pelo suporte. Depois marque a opção Deixar uma cópia da mensagem recuperada no servidor, isso vai fazer com que uma cópia da mensagem permaneça no servidor da sua conta empresarial. Se esta opção não for marca, todas as mensagens baixadas para o Gmail, serão excluídas no servidor de origem, ou seja, da caixa postal da sua conta empresarial.
A opção Marcar as mensagens recebidas, se marcada, irá criar um marcador no Gmail com o nome igual ao endereço da conta de origem e todas as mensagens recebidas desta conta irão receber este marcador. Isto ajuda a organizar as mensagens já que eles irão aparecer na Caixa de entrada e também na pasta do marcador.
Já a opção Arquivar as mensagens recebidas (ignorar a Caixa de entrada), faz com que as mensagens recebidas não sejam incluídas na caixa de entrada da conta do Gmail mas arquivadas automaticamente. Elas só estarão disponíveis na pasta Todos os e-mails.
Se a opção Arquivar as mensagens recebidas for marcada junto com a opção Marcar as mensagens recebidas, as mensagens recebidas irão receber o marcador e não serão incluídas na caixa de entrada, aparecendo apenas na pasta do marcador.
Depois de informar todos os dados solicitados e marcar a opção de deixar uma cópia das mensagens no servidor de origem, clique em Adicionar conta.
Se algum erro ocorrer, clique no link Mostrar detalhes do erro, localizado logo acima do campo nome de usuário. Se o erro for por time out, informe novamente a senha da conta e tente outra vez. Neste caso, pode ser necessário fazer algumas tentativas. Se o erro for de autorização de acesso, verifique o nome de usuário e a senha.
Se tudo der certo, a próxima tela será exibida. Se você for questionado se também quer poder enviar e-mails com esta conta, responda não pois já fizemos isto acima. Clique em concluir para encerrar a configuração.
Agora só falta conferir se tudo deu certo. Volte à janela do navegador com a tela de configurações do Gmail e verifique se o endereço da sua conta empresarial foi incluído na seção Verificar o e-mail de outras contas.
Testando
Para testar se tudo está correto, no Gmail, envie uma mensagem para qualquer outra conta de e-mail que você tenha acesso ou para a conta de um amigo. A mensagem recebida deverá ter como remetente o endereço da sua conta empresarial.
Agora, responda a mensagem ou peça para o seu amigo responder. Se tudo estiver correto, você deverá receber na conta do Gmail, a resposta enviada para o endereço da sua conta empresarial, assim como também na caixa postal da sua conta empresarial.
É isso. O artigo ficou um pouco longo mas acho que será de grande utilidade.
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Até o próximo artigo.
